In 4 schnellen Schritten zur ersten automatischen Rechnungsverarbeitung mittels OCR Anwendung und SAP Workflow

Sie denken schon lange, im Rahmen eines papierlosen Büros, über den Einsatz einer automatisierten Rechnungseingangslösung nach?

Hier erfahren Sie, wie Sie eine performante und kostengünstige Lösung mit wenigen Schritten in Ihr Unternehmen einführen können.

  • Wenn möglich suchen Sie sich einen Anbieter mit einer Komplettlösung für die Rechnungseingangsverarbeitung
  • Meine Empfehlung: Top Image Systems, Köln kurz TIS
  • Nehmen Sie Kontakt mit dem technischen Vertrieb auf
  • Am Anfang eines jeden Projektes steht die Frage nach der technischen Umsetzbarkeit. Wenn Sie einen schnellen und effektiven Einsatz der automatisierten Rechnungsprüfung wünschen, starten Sie am besten mit einer Standard-Lösung. Dies hat den Vorteil, dass Sie innerhalb einer Woche mit einer kompletten Testlösung (voller Funktionsumfang) arbeiten können
  • Installation von der OCR Erfassung für Eingangsrechnungen und Installation/Transport der SAP Workflow Komponenten durch den Dienstleister. Bei einem eingerichteten SAP Workflow ist dies ohne weitere Customizing-Einstellungen möglich. Voraussetzung ist ein WF-Batch User und ein angeschlossenes CR (Content Repository Archive-Link eines Archivanbieters z.B. Easy, Filenet, IXOS u.a.)
  • Für die Erfassung erster Eingangsrechnungen können Sie einen vorhandenen Scanner nutzen

Ihre Testphase kann nun mit der OCR Erfassung und dem Auslesen der Daten beginnen.

Es können mit einer Auflösung von 300 DPI S/W Fax4 alle Papierdokumente verarbeitet werden.

Für Rechnungen im PDF Format, Excel, Word, TIFF usw. steht ein ePortal/Fileportal bereit, welches alle Arten von Dateien in 300 DPI S/W konvertiert und an den OCR Workflow schickt.

Die ausgelesenen Daten werden als Image + XML kompakt über einen RFC Zugang nach SAP in den Rechnungseingangskorb übertragen. Im Rechnungseingangsbuch stehen dann alle Rechnungen zur automatischen oder manuellen Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Die weitere Verarbeitung erfolgt dann über einen Rechnungsprüfungsworkflow + Freigabeworkflow bis zur endgültigen Verbuchung.

Wir hoffen Ihnen hiermit eine kleine Anregung zu einem Meilenstein in Ihrem Unternehmen geben zu können. Mit wenigen Schritten ist es möglich einen großes Sparpotential in Ihrer Finanzbuchhaltung zu erreichen. Bei weiterführenden Fragen z.B. zum Thema Projektmanagement wenden Sie sich gerne an unser Team von der IT-Brainstorm.

Viele Grüße aus Solingen

Ihr Team von der IT-Brainstorm Professional Services

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.